Adjointe administrative Service Location

Vous avez à coeur la satisfaction de la clientèle et vous brillez tant par votre écoute que par votre sens de l’organisation? Vous désirez participer au succès d’une compagnie solidement établie qui figure au premier rang en location d’ateliers de travail pour les petites entreprises du Québec? Le poste d’Adjointe administrative, Service Location vous permettra de réaliser des tâches multiples et de mettre en lumière votre sens des priorités. Par vos aptitudes en Service Location, en Administration et Marketing, vous constituerez un élément primordial de Mon Espace Atelier et de sa clientèle formée d’entrepreneurs, d’artisans, de travailleurs et de professionnels.

 

LES QUALIFICATIONS ET APTITUDES QU’ON RECHERCHE

Formation académique : DEP ou DEC en bureautique ou administration
Autres atouts : Connaissance de la construction et/ou gestion et/ou location d’espaces
Connaissance des logiciels de travail : Office, Windows, Word, Excel
Logiciels (un atout): PowerPoint, SmartUse, InDesign, Trello
Expérience de travail : Avoir au moins 5 années d’expérience dans un poste similaire
Aptitudes et compétences :

  • Avoir une attitude client exceptionnelle
  • Capacité à exécuter les multitâches
  • Capacité à gérer les priorités et s’adapter rapidement aux demandes de l’entreprise
  • Avoir un esprit d’équipe
  • Avoir le sens de l’organisation
  • Avoir de la rigueur, de la débrouillardise et un sens élevé de confidentialité

Langues parlées et écrites : Français et anglais (Parfaitement bilingue)
Outils de travail (fournis par MEA) : Tous les équipements nécessaires aux tâches reliées au poste
Heures et horaire de travail : Moyenne de 40 heures / 5 jours avec horaire flexible (entre 7h00 et 18h00)
Temps supplémentaire : Très occasionnel, à certaines périodes de l’année
Salaire : Selon expérience et compétences, l’entreprise MEA priorise le temps de qualité, l’esprit d’équipe, les horaires flexibles
Service de paie : Salaire annuel calculé et versé au compte de l’employé aux 2 semaines
Code vestimentaire : Tenue vestimentaire de ville
Vêtements promotionnels fournis : Épinglette MEA et tout autre vêtement promo MEA à la demande de la Direction
Vacances : 4 semaines (au-delà des normes de la CNESST)
Périodes de vacances et de dîner : Coordonner les vacances avec la responsable à la location
Conditions et permis de conduire : Posséder un permis de conduire légal et en vigueur avec dossier de conduite exemplaire; posséder une voiture et accepter de se déplacer occasionnellement pour le besoin des tâches à accomplir
Lieu de résidence : Être résidant canadien depuis au moins 10 ans

 

VOTRE DESCRIPTION DE TÂCHES

Sous la supervision du Président, vous aurez comme principales responsabilités de :

Service de location :

  • Recevoir et traiter les messages téléphoniques et les courriels des prospects locataires sur le web
  • Filtrer et sélectionner les bons prospects autorisés par Mon Espace Atelier inc.
  • Fixer les rendez-vous dans l’agenda de la Responsable Location via le calendrier Outlook
  • Remplir les fiches prospects

Administration directe :

  • Participer aux réunions d’employés
  • Comptabiliser les fiches prospects
  • Préparer et sortir les dossiers de renouvellement pour le Président et la Responsable Location

Marketing :

  • Participer aux réunions web avec agent de communication (4 fois/année)
  • Préparer et assembler les boîtes de Noël avec la Responsable Marketing
  • Préparer certains documents promotionnels
  • Participer à toutes les réunions hebdomadaires avec le Président et la Responsable Location

Autres tâches connexes :

  • Préparer tous les dossiers vierges pour location
  • Préparer les pochettes de bienvenue
  • Préparer les pochettes promotionnelles
  • Classer les dossiers locataires Actif et Passif

Autres tâches divers :

  • Faire et maintenir l’inventaire du magasin « fournitures de bureau »
  • Toutes autres tâches demandées par la Direction

 

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