Le guide ultime pour les entreprises en démarrage

Votre projet d’affaires, vous l’avez travaillé, analysé et peut-être même remis en question, puis vous l’avez peaufiné, amélioré. Vous avez une brillante idée, ça, vous en êtes convaincu et vous voilà prêt à foncer… mais par où commencer ?

Parce qu’on sait que se lancer en affaires vient aussi souvent avec une sensation de vertige, vous trouverez dans ce guide de démarrage d’entreprise des éléments essentiels et de précieuses informations qui, nous l’espérons, vous aideront à amorcer votre projet sur des bases solides. D’une entreprise à une autre, il faut bien s’entraider et c’est là toute la beauté du concept Mon Espace Atelier !

1. Choix de la structure

La structure – ou le statut juridique – de votre nouvelle entreprise variera selon que vous soyez seul aux commandes ou que vous ayez des partenaires ou des associés. C’est une question que l’on doit clarifier en tout début de parcours, car le choix d’une structure ou d’une autre aura un impact sur le fonctionnement et la gestion de votre entreprise, tout autant que sur les obligations fiscales qui vous incombent.

Parmi les différentes formes juridiques existantes, voici celles que l’on retrouve le plus fréquemment :

• L’entreprise individuelle (ou travailleur autonome) ;
• La société en nom collectif ;
• La société par actions (ou compagnie) ;
• La coopérative.

Voyons le tout de plus près.

Entreprise individuelle (travailleur autonome) 

Une entreprise individuelle est exploitée par une seule personne physique que l’on nomme travailleur autonome ou travailleur indépendant. C’est la forme d’entreprise la plus simple et la moins coûteuse à mettre sur pied.

Dans cette structure, c’est à vous, en tant que propriétaire, que reviennent tous les profits, mais c’est aussi vous qui assumez personnellement toutes les responsabilités financières et administratives de l’entreprise.

Avantages :

• Vous êtes votre propre patron ;
• Les frais de démarrage et de fonctionnement d’entreprise sont peu élevés (frais gouvernementaux, notaire, avocat, comptable, etc.) ;
• Vous pouvez bénéficier de certains avantages fiscaux (ex. : crédits d’impôt réservés aux particuliers).

Inconvénients :

• Vous ne recevez pas les avantages sociaux offerts par les employeurs, comme les vacances, les congés de maladie, les programmes d’assurances, les fonds de pension, etc. ;
• Les assurances pour l’exploitation de votre entreprise sont à vos frais ;
• Vous devez assumer seul les dettes de votre entreprise ;
• Il peut être difficile d’accéder à du financement ;
• Si votre entreprise fait faillite, vos créanciers pourront réclamer les biens utilisés pour l’exploitation de l’entreprise, mais aussi vos biens personnels.

 

Société en nom collectif

Vous souhaitez combiner vos ressources financières à celles d’un ou de plusieurs partenaires d’affaires? Dans ce cas, vous pourriez choisir de former une société en nom collectif. C’est une structure plus simple et moins coûteuse que la société par actions.

Dans ce type d’entreprise, les associés partagent entre eux les bénéfices financiers et les pertes qui en découlent. La société en nom collectif est régie par un « contrat de société » qui établit les règles du jeu entre les associés. Elle a un siège social, un nom qui lui est propre et elle peut agir en justice (poursuivre quelqu’un et être poursuivie).

Avantages :

• Les frais de démarrage d’entreprise et de fonctionnement sont moins élevés que ceux d’une société par actions (frais gouvernementaux, avocat, notaire et comptable, etc.) ;
• Vous pouvez bénéficier de certains avantages fiscaux (ex : crédits d’impôt réservés aux particuliers) ;
• Chaque associé peut partager ses ressources avec les autres pour le bien commun de l’entreprise : ressources financières, expertises, travail ;
• Le développement de l’entreprise se fait dans un esprit de collaboration et d’aide mutuelle.

Inconvénients :

• Il y a possibilité de conflits ou de mésententes avec votre ou vos associés ;
• Chaque associé est responsable de ses actes et de ceux de ses associés. Autrement dit, vous pouvez être tenu responsable financièrement des décisions d’affaires prises par votre ou vos partenaires ;
• La société en nom collectif doit être immatriculée au Registre des entreprises du Québec. Ce processus implique un certain nombre de formalités (déclaration initiale, recherche et réservation de nom, déclarations de mise à jour, etc.) ;
• Si votre entreprise génère de gros revenus, vous aurez davantage d’impôt à payer.

Société par actions (compagnie)

La société par actions (ou compagnie) est plus complexe et plus coûteuse à mettre sur pied et à faire fonctionner. Il s’agit toutefois d’un choix presque inévitable lorsqu’une entreprise possède un chiffre d’affaires plus important.

Dans ce cas, votre entreprise devient une « personne morale », une entité légale à part entière. Cela signifie qu’en tant qu’actionnaire, vous ne serez pas tenu personnellement responsable des dettes, obligations ou décisions prises par la société. Le type d’actions de chaque actionnaire détermine ses droits dans la compagnie.

La constitution de la société par actions peut se faire selon la loi fédérale ou provinciale. Ce choix dépend de plusieurs facteurs : l’endroit où la compagnie prévoit faire des affaires, le nom de la compagnie, le lieu de résidence des administrateurs et l’emplacement du siège social, notamment.

Avantages :

• En tant qu’actionnaire, vous bénéficiez d’une grande protection puisque votre responsabilité personnelle est limitée à la valeur de vos actions ;
• Vous n’êtes pas responsable des dettes de la compagnie (sauf exception) ;
• Vous pouvez bénéficier d’avantages fiscaux (moins d’impôt à payer) ;
• Vous avez plus d’argent dans vos poches à la fin de l’année (versement sous forme de dividendes) ;
• Le taux d’imposition de la société est moins élevé que celui de votre imposition personnelle ;
• L’accès au financement est plus facile et plus flexible.

Inconvénients ;

• Les coûts de démarrage et de fonctionnement sont plus élevés (frais d’incorporation, immatriculation et permis, frais d’organisation, frais annuels pour le maintien de la compagnie, frais d’avocats et de comptables) ;
• La fiscalité et la comptabilité sont plus complexes (déclarations de revenus distinctes, comptabilité propre à la compagnie) ;
• La structure interne est plus lourde.

 

Coopérative

La coopérative réunit des personnes ou des sociétés qui ont des besoins économiques, sociaux ou culturels communs et qui s’associent pour exploiter une entreprise (prestation de produits ou services, vente de produits ou services, emplois, etc.). Elle peut être à but lucratif ou sans but lucratif.

Il existe cinq grandes catégories de coopératives :

• La coopérative de consommateurs ;
• La coopérative de solidarité ;
• La coopérative de producteurs ;
• La coopérative de travail ;
• La coopérative de travailleurs actionnaires.

Avantages :

• Les coopératives permettent un partage des connaissances et une mise en commun des ressources ;
• Ce modèle est assujetti à un cadre juridique qui réglemente les décisions collectives et protège les intérêts de chacun des membres ;
• Le fonctionnement repose sur un processus démocratique. Les membres de la coop ont tous un pouvoir de décision équivalent : à chacun d’eux correspond un vote ;
• Les membres peuvent recevoir des ristournes selon leur utilisation des services offerts ;
• La responsabilité est limitée.

Inconvénients ;

• Le processus de prise de décision est plus long ;
• Pour que la coop ait du succès, la participation des membres est essentielle ;
• Vous pourriez avoir à gérer des conflits entre les membres.

 

2. Rédaction du plan d’affaires

Vous vous demandez s’il est vraiment nécessaire de rédiger un plan d’affaires ? Oui et c’est même très important que vous y accordiez une grande attention. Tout guide de démarrage d’entreprise inclut cette étape cruciale.

Le plan d’affaires est un outil essentiel qui démontre le sérieux de votre projet et prouve la rentabilité de vos investissements. Il renforce votre crédibilité auprès d’éventuels bailleurs de fonds (institutions financières, investisseurs, prêteurs privés, ministères et autres organismes).

Le plan d’affaires est un document écrit qui : décrit qui vous êtes, en quoi consiste votre projet d’affaires, ses forces et faiblesses, le marché dans lequel vous évoluez, vos besoins financiers initiaux et vos objectifs à moyen et long terme. Il doit fournir de façon concise toutes les informations nécessaires à l’évaluation de l’entreprise.

Dans le cas d’un démarrage d’entreprise, un plan d’affaires efficace doit inclure :

• Une brève description de votre vision et de votre mission ;
• Un résumé de votre projet, des besoins financiers et les échéanciers de réalisation ;
• Une présentation de votre cheminement professionnel et académique et de vos atouts pour réussir votre projet d’affaires ;
• Une étude de marché ;
• Vos stratégies de vente et une analyse concurrentielle ;
• Vos besoins en ce qui concerne la main-d’œuvre (organigramme de l’équipe, description de tâches, stratégies de recrutement), s’il y a lieu ;
• Vos prévisions financières ;
• Ainsi que toute autre information jugée pertinente.

Vous pouvez obtenir de l’aide pour la rédaction de votre plan d’affaires. Communiquez avec le service de développement économique de votre MRC locale ou régionale pour en savoir plus sur les services qui s’offrent à vous !

 

3. Choix du nom de votre entreprise

Avez-vous choisi un nom pour constituer votre entreprise ? Il s’agit d’une étape fort importante, car ce nom vous accompagnera partout et établira votre premier contact auprès de vos clients. De plus, s’il est bien choisi, votre nom peut devenir un outil publicitaire efficace !

Astuces :

• Trouvez un nom en rapport avec le marché que vous souhaitez conquérir ;
• Choisissez un nom qui reflète vos valeurs ;
• Optez pour un nom simple qui sera facile à identifier et à retenir (évitez les abréviations et les acronymes) ;
• Prononcez le nom d’entreprise à voix haute pour vous assurer qu’il « sonne bien » ;
• Votre nom d’entreprise sera accompagné d’une identité visuelle (logo, couleurs, slogan). Essayez d’imaginer votre futur logo avec le nom choisi.

Pièges à éviter :

• Évitez surtout les noms et les logos juste pour vous faire plaisir ;
• Évitez les noms difficiles à prononcer ;
• Évitez de choisir un nom d’entreprise trop commun, trop banal. Soyez original ;
• Évitez les noms trop longs : 4 syllabes maximum ;
• Évitez d’utiliser que des initiales; c’est plus difficile à retenir.

Ça y est, vous pensez avoir trouvé le nom parfait pour votre start-up. Avant d’enregistrer le tout de façon officielle, prenez le temps de vérifier la disponibilité de ce nom dans les bases de données des services gouvernementaux : Corporation Canada et/ou du Registraire des entreprises du Québec. C’est gratuit et cela peut vous faire sauver un temps précieux. Un bureau d’avocats peut également effectuer ce travail pour vous.

De plus, si vous prévoyez vous doter d’un site Web, assurez-vous que le nom que vous avez choisi est disponible et qu’il n’est pas déjà utilisé à titre de nom de domaine. Comment faire ? Entrez votre nom dans les principaux moteurs de recherche. Au besoin, faites appel à des professionnels dans le domaine !

 

4. Enregistrement de l’entreprise et du nom de domaine

Enregistrement de l’entreprise

Dans le cas où vous décidez de créer votre propre entreprise individuelle (travailleur autonome), si votre entreprise porte votre nom (prénom et nom de famille complet), vous n’êtes pas tenu de l’immatriculer au Registre des entreprises du Québec, sauf si vous vendez du tabac ou exploitez un salon de bronzage.

De plus, si vous facturez moins de 30 000 $ par année en ventes et services, vous n’êtes généralement pas tenu de vous inscrire auprès des autorités fiscales aux fins des taxes de vente (TPS et TVQ).

La société en nom collectif et la société par actions (qui font des affaires au Québec) doivent quant à elles s’immatriculer au Registre des entreprises du Québec.

Dans le cas de la société par actions, elle peut avoir à s’enregistrer, à déposer certaines déclarations ou à payer certains frais si elle souhaite être active dans d’autres provinces ou territoires canadiens. D’ailleurs, les compagnies constituées en fonction de la loi fédérale doivent s’incorporer auprès de Corporations Canada.

Dans le cas d’une coopérative, l’immatriculation au Registre des entreprises du Québec est faite d’office lors de la constitution de la coopérative par le ministère de l’Économie et de l’Innovation. Les formalités à remplir pour constituer une coopérative et tous les formulaires requis sont disponibles en ligne.

Service Démarrer une entreprise

Le service Démarrer une entreprise vous permet de vous acquitter des obligations liées au démarrage de votre entreprise auprès de plusieurs ministères et organismes du gouvernement du Québec. Il vous guide étape par étape et vous informe des obligations à remplir en ce qui concerne les ministères et organismes ne participant pas au service.

Obligations fiscales

À noter que la majorité des entreprises exerçant des activités commerciales au Québec ont l’obligation d’être inscrites aux fichiers des taxes (TPS et TVQ) tenus par Revenu Québec. Ces inscriptions vous obligent à percevoir les taxes sur les ventes taxables que vous effectuez et à remettre les sommes perçues à Revenu Québec.

Si vous êtes inscrit au fichier de la TPS, vous êtes également inscrit à celui de la TVH. Si vous avez des employés, vous devez aussi vous inscrire au fichier des retenues à la source tenu par Revenu Québec.

De plus, certaines activités commerciales nécessitent une inscription au numéro d’entreprise ou la création d’un compte de programme de l’Agence du revenu du Canada (ARC).

Enregistrement du nom de domaine

Votre nom de domaine correspond à l’adresse de votre site Web. Si vous songez acquérir un domaine .CA, .COM, .ORG, . NET ou autre, vous devrez vous adresser à un registraire agréé, c’est-à-dire à une entreprise qui vend des noms de domaine et des services connexes, comme l’hébergement d’un site Web. Voici quelques conseils pour vous guider dans vos démarches.

• Ne laissez jamais une tierce personne effectuer un enregistrement en votre nom. Enregistrez le nom de domaine vous-même.
• Enregistrez des variantes courantes de votre nom. Ainsi vous préserverez l’identité de votre marque et vous assurerez que ces noms de domaine ne soient pas enregistrés par quelqu’un d’autre.
• Le nom de domaine peut être enregistré pour une période d’un à dix ans. En choisissant une période plus longue, vous vous assurez que votre nom de domaine demeure enregistré et actif.

 

5. Les taxes et les impôts

Être en affaires s’accompagne d’obligations et de droits fiscaux. Consultez la page dédiée aux entreprises sur le site de Revenu Québec pour en savoir plus sur les taxes, les impôts, les retenues, les cotisations et autres informations pertinentes relevant du gouvernement du Québec. Le gouvernement fédéral a aussi répertorié les principaux services et renseignements pouvant vous intéresser en tant qu’entrepreneur (taxes, déclaration de revenus, etc.).

 

6. Financement de l’entreprise

Vous le savez, le financement est un défi pour les entreprises en démarrage. C’est sans doute même l’aspect le plus stressant lorsqu’on décide de se lancer en affaires. Sachez que plusieurs sources de financement s’offrent à vous dans les secteurs publics et privés, selon votre projet d’affaires, votre secteur d’activités et la forme juridique de votre entreprise.

Ressource+ vous aidera à vous y retrouver parmi les différentes aides financières disponibles (subventions, prêts, garanties de prêts, avances de fonds, crédits d’impôt, capitaux de risque) et à cibler celles qui correspondent à votre profil. Cet outil de recherche répertorie les diverses ressources offertes aux entreprises par les ministères et organismes du gouvernement du Québec. Il est bien conçu et permet d’obtenir l’information recherchée rapidement.

Les institutions financières peuvent également vous aider via des prêts bancaires ou leurs différents programmes de financement, dont plusieurs sont dédiés aux entreprises en démarrage.

Votre plan d’affaires sera votre meilleur allié dans vos recherches de financement. Aussi, n’hésitez pas à consulter le service de développement économique de votre localité, soit CDE, SDE, MRC, afin d’obtenir un accompagnement dans vos démarches. Pour avoir du succès en affaires, c’est important de savoir bien s’entourer !

 

7. L’emplacement physique

Tout aussi important que le produit ou le service que vous proposez, il est primordial de bien choisir l’emplacement de votre entreprise. En effet, la localisation peut jouer un rôle déterminant dans le succès ou l’échec de votre projet d’affaires.

Votre local est-il visible et facilement accessible ? Vos voisins sont-ils des concurrents directs ? Quels sont les coûts ? Ce sont des points que vous devez considérer avant d’arrêter votre choix.

Chez Mon Espace Atelier, nous sommes tout à fait conscients des défis auxquels sont confrontées les entreprises en démarrage. Notre concept a justement été pensé pour les entrepreneurs, artistes, travailleurs et professionnels. En mettant à votre disposition des locaux pouvant être modulés et aménagés selon vos besoins actuels et futurs, nous vous permettons de concrétiser vos rêves tout en réduisant au minimum le risque financier que vous encourez.

Le saviez-vous ? Nous sommes le chef de file québécois pour la location de bureaux, d’ateliers, de locaux industriels de prestige et de commerces de service.  Nous nous démarquons par la qualité de nos constructions et par notre accompagnement hors pair.

De plus, l’emplacement de chacun de nos projets a été soigneusement étudié. Nous sommes présents à Joliette, Saint-Jérôme, Sainte-Thérèse, Vaudreuil, Mascouche et Drummondville. Contactez-nous afin de savoir si notre concept de location évolutive peut vous convenir.

 

8. Le bail et la relation locataire/locateur

Après avoir bien choisi votre emplacement, il vous faut aussi trouver un locateur qui vous permet de louer un espace dont la superficie correspond à vos réels besoins, avec tous les services souhaités. Mon Espace Atelier offre une formule tout inclus qui permet au locataire d’obtenir un service unique.

• Local de base
• Frais commun
• Frais d’énergie
• Certificat d’occupation
• Permis d’affichage
• Affichette promotionnelle
• Service de dessin d’aménagement
• Programme de financement de 12 à 36 mois

La durée de votre bail est aussi un élément crucial. Mon Espace Atelier offre la possibilité à la jeune entreprise d’évoluer en louant son atelier ou bureau pour une durée d’un an et plus. Vous pouvez ainsi bien évaluer vos besoins en fonction de votre croissance.

Toutefois, si vous avez besoin d’un financement bancaire, sachez que les institutions offrent du financement à long terme que si votre bail est à long terme.

Chez Mon Espace Atelier, vous pouvez choisir la durée de votre bail. En louant pour une plus longue période, vous évitez les surprises, car l’indexation est déterminée à l’avance pour la durée du contrat.

 

9. Permis et licences

Dans le cadre du démarrage de votre entreprise, il est aussi important de bien vous informer sur les licences et permis exigés par les gouvernements fédéral et provincial, de même que par votre localité.

À cet effet, le service PerLE vous sera très utile. Il répertorie les différents permis et licences nécessaires pour exploiter une entreprise au Québec. Si votre municipalité n’apparaît pas dans la liste, référez-vous à son site Web.

À noter que l’information concernant les autres provinces et territoires du Canada est également accessible.

10. Recruter et mobiliser vos employés

Selon l’évolution de votre entreprise, il est fort probable que vous soyez appelé à recruter du personnel. Avec la pénurie de main-d’œuvre, cela peut s’avérer une tâche ardue. N’hésitez pas à utiliser le pouvoir des réseaux sociaux, des médias traditionnels et des sites Web de recherche d’emploi pour afficher votre offre. Vous pouvez également créer un profil « employeur » sur le Guichet-Emplois du gouvernement fédéral et à Québec Emploi.

Dès que vous avez au moins un employé, il est obligatoire de vous inscrire à la CNESST. Vous avez 60 jours pour le faire, sans quoi vous devrez payer des frais. Vous trouverez en ligne de l’information sur les normes du travail, l’équité salariale et la santé et la sécurité au travail.

De plus, il vous faudra établir un plan de rémunération. Pour vous assurer d’offrir un salaire compétitif, vous pouvez mener votre propre enquête de rémunération grâce aux nombreuses sources gratuites disponibles en ligne (exemple : Métiers et professions de Québec.ca).

N’oubliez pas que la rémunération indirecte (avantages sociaux, remboursement des dépenses, etc.), le climat de travail, la conciliation travail-famille et le développement des compétences sont tous des éléments qui contribuent à l’engagement et à la fidélisation de vos employés. Ce sont des aspects à ne pas négliger pour assurer la croissance durable et le succès de votre entreprise.

Prêt à faire le grand saut?

Nous espérons que ce guide de démarrage d’entreprise vous aura permis d’y voir plus clair dans vos démarches. La communauté Mon Espace Atelier rassemble plusieurs nouveaux entrepreneurs qui ont osé faire le grand saut. Contactez-nous pour en savoir plus !